Séminaire d’entreprise avec la formule World Café
Suite à mon expérience de coaching de séminaire pour ENGIE Entreprises & Collectivités, je vous propose la formule WORLD CAFÉ.
Tel que je le pratique, le world café est un brainstorming en intelligence collective qui vise à trouver des actions et solutions concrètes aux besoins des organisations.
Grace à son format tournant et son absence de clivage hiérarchique, il approfondit la réflexion et augmente le sentiment d’appartenance.
L’ensemble de l’action est donc animée par le coach.
Le processus :
1 – Définir le but. Par exemple : déboucher sur un plan d’action pratique à appliquer rapidement.
2 – Préparation : mettre au point entre commanditaire et coach des questions concrètes selon le ou les thèmes à travailler afin de dynamiser la journée de recherche collective. Choisir les bonnes problématiques, les bonnes questions, le déroulement adéquat.
3 – Constituer plusieurs tables de 4 à 8 personnes sans tenir compte des niveaux hiérarchiques.
4 – Reconnaître un hôte ou rapporteur à chaque table. Son rôle sera de répartir le temps et la prise de parole, de faire avancer la réponse à la question, de rapporter les solutions trouvées et d’accueillir un nouveau groupe. Cette personne peut se proposer elle-même.
5 – Le format tournant : plusieurs solutions sont possibles selon la configuration de la demande et du groupe complet en travail mais le principe est qu’après un temps de recherche défini (par exemple de 30, ou 45 mn), les groupes changent de tables à l’exception des rapporteurs ou hôte de table qui restent pour accueillir un nouveau groupe. L’objectif est que chaque nouveau groupe développe la recherche du groupe précédent à l’aide de la restitution que fera le rapporteur de table au groupe arrivant.
Chaque table traite de la même question simultanément ou traiter d’une question différente.
6 – En plénière animée par le coach :
– restitution par les rapporteurs de toutes les solutions trouvées
– études collectives de faisabilité avec renforcement des propositions
– nomination d’ambassadeur des solutions chargé d’en favoriser l’application
– mise au point du plan d’action global
– ancrage et engagement
Nombre de participants : jusqu’à 50/60 personnes pour un coach aidé des commanditaires.
Espace nécessaire : accueillir un nombre tables indépendantes de 6/8 personnes max équivalent au nombre de participants.
Durées possibles :
– 24h en site d’accueil séminaire dépaysant. De 17h30 à 17h30 avec nuit sur place
– Une journée de 08h00 à 18h00 en espace séminaire dans la ville de l’entreprise
Exemple du séminaire ENGIE B to B Entreprises et Collectivés (septembre 2017)
Titre et thèmes : Co Co Ri Co Co – Convivialité – Cocooner – Rire – Coopérer – Conquérir
Durée : 24 h de 17h30 à 17h30 avec nuit sur place dans accueil hôtelier convivial
Participants : Commerciaux, Service Client, Intérimaires, Alternants et Managers.
Objectifs :
– Coopération des équipes vente et parcours clientèle à l’aide des 5 thèmes
– Développer la Qualité de Vie au Travail et l’esprit de conquête
– Important : répondre à chaque question par 5 actions à réaliser dès la semaine suivante.
Soirée conviviale, ludique et pour faire connaissance autrement …
- Présentation ludique de soi en mini groupe : une anecdote, une expérience qui nous a construit, qui représente nos valeurs et finir ce témoignage par sa devise personnelle.
- En groupe complet, choix d’une devise d’intelligence collective.
Planning de la journée de travail
08h30 : Prises de parole
– Le mot du ou de la ou des managers
– Le mot du coach
09h30 : World Café 1 Convivialité – Cocooner (avec changement de table)
Question 1 – La COnvivialité entre nous ?
Trouver 5 actions concrètes de convivialité à appliquer.
Avec ou pas des questions préparées à l’avance pour dynamiser.
Question 2 – COcooner nos clients ?
Trouver actions concrètes de cocooning à appliquer.
Avec ou pas des questions préparées à l’avance pour dynamiser.
11 h 15 : Plénière et synthèse du 1er World Café – 45 mn
1 – Synthèse des actions :
- Rapport des actions par les rapporteurs de tables : 5 actions par question
Ex : 2 tours x 3 tables x 5 actions = 30 actions … - Choix collectif des plus réalisables, bénéfiques. En retenir 5 par questions à classer de 1 à 5 …
2 – Ancrage et Engagement :
- Comment passer à l’application réelle ?
- Qui s’engage à faire de son mieux pour appliquer ces actions dès maintenant ?
- Choix des ambassadeurs incitateurs d’application.
- Mini conférence éventuelle sur la subsidiarité, l’empowerment, l’autonomie.
3 – Comment avez vous vécu cette matinée de travail ?
4 – Un mot sur l’après midi.
12h30 : Repas et jeux ludiques
14h00 : World Café 2 Coopérer – Conquérir. (sans changement de table)
Question 3 – Coopérer ensemble entre RC et RPC ?
Trouver 5 actions concrètes à appliquer.
Avec ou pas des questions préparées à l’avance pour dynamiser.
Question 4 – Conquérir de nouveaux clients?
Trouver 5 actions concrètes à appliquer.
Avec ou pas des questions préparées à l’avance pour dynamiser.
16h00 – 17h30 : Reprise. Synthèse du World café 2 en groupe complet. 60 mn
1 – Synthèse des actions
2 – Ancrage – Engagement
3 – Comment avez-vous vécu cette après midi et ce séminaire dans son ensemble ?
4 – Mot de la fin
5 – Rituel de fin
